Τα meetings είναι μία από τις σημαντικότερες αλληλεπιδράσεις σε ένα οργανωμένο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Ο Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ, 2017) διερεύνησε εταιρείες με 500 ή περισσότερους υπαλλήλους και οι ερωτηθέντες ανέφεραν ότι το 17% του χρόνου τους δαπανάται σε συναντήσεις (Workfront, 2017-2018). Έρευνες που αφορούν συγκεκριμένα επαγγέλματα αναφέρουν ότι περίπου το 47% της εργάσιμης ημέρας του εργαζόμενου δαπανάται σε συναντήσεις (U.S. Bureau of Labor Statistics, 2017).
Όταν είναι σωστά οργανωμένες, μπορούν να οδηγήσουν σε αύξηση της παραγωγικότητας, βελτιωμένη ικανοποίηση του προσωπικού, καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα και μείωση των λειτουργικών εξόδων.
Όμως, τι είναι αυτό που βοηθάει στην οργάνωση των meetings;
H απάντηση είναι απλή. Ένα άρτιο meeting room!
Γιατί;
α) Για να συμβάλει στο μέγιστο βαθμό στην διευκόλυνση της ροής ενός meeting,
β) να αναβαθμίζει την ποιότητα της επικοινωνίας, και
γ) να μειώσει τον χρόνο διάρκειας του, στον καθαρό παραγωγικό χρόνο.
Ποια είναι τα 3 βήματα;
Bήμα 1ο
Oπτικοακουστικός σχεδιασμός και ολοκλήρωση
Η οπτικoακουστική ενοποίηση μετουσιώνει προηγμένες τεχνολογίες AV σε απλές, συνεργατικές λύσεις στο χώρο εργασίας. Συνδυάζει τεχνολογίες από διαφορετικούς κατασκευαστές και δημιουργεί μια πλήρως λειτουργική λύση. Έτσι, ένα καλά σχεδιασμένο και ολοκληρωμένο σύστημα AV ενισχύει την συνεργασία στο χώρο εργασίας γιατί συνδέει τους εργαζόμενους με τα δωμάτια συναντήσεων, τις αίθουσες συνεδριάσεων, τις αίθουσες εκπαίδευσης, τους χώρους πολλαπλών χρήσεων κα.
Βήμα 2ο
Επιλογή του ιδανικού εξοπλισμού & λογισμικού
Κάθε οργανισμός έχει μια δική του λύση που εξυπηρετεί στον μέγιστο βαθμό τις λειτουργικές του ανάγκες, σε επίπεδο hardware και software. Η επιλογή του κατάλληλου και εντός budget εξοπλισμού, που θα διευκολύνει την καθημερινότητα σας, είναι μια επένδυση που θα επιστρέψει μεγάλα οφέλη.
Σε ότι αφορά την επιλογή του εξοπλισμού θα χρειαστεί να αξιολογήσετε τις εξής παραμέτρους:
α) Ασύρματη παρουσίαση
Η σύνδεση ενός laptop στην οθόνη του meeting room μέσω, HDMI, VGA κλπ, δεν είναι πάντα μία γρήγορη και εύκολη υπόθεση. Αυτός είναι και ο λόγος που μια ασύρματη παρουσίαση, διευκολύνει τους χρήστες και εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο.. Η επιλογή ενός συστήματος ασύρματης παρουσίασης, διευκολύνει τον τελικό χρήστη, αφού με το πάτημα ενός κουμπιού, ξεκινάει απευθείας η παρουσίαση, με ήχο και εικόνα.
β) 4Κ Oθόνη, Projector, ή Interactive Display
Το λογισμικό παρουσίασης, θα αποδώσει τα μέγιστα, όταν συνδυαστεί με τον κατάλληλο εξοπλισμό. Οι επιλογές εδώ είναι πολλές! Μπορείτε να επιλέξετε ένα 4Κ Smart Monitor, έναν interactive projector συνδιασμένο με πανί/οθόνη προβολής ή ένα Interactive Display με λειτουργικό Android, που αλλιώς περιγράφεται ως ένα τεράστιο tablet! Το μέγεθος και η φωτεινότητα του χώρου, η απόσταση και η γωνία θέασης, καθώς και ο τύπος του προβαλλόμενου περιεχομένου είναι κεφαλαιώδους σημασίας για την επιλογή του ιδανικού εξοπλισμού.
γ) Σύστημα κρατήσεων meeting rooms
Ο προγραμματισμός συναντήσεων είναι μια καθημερινότητα στο χώρο εργασίας, μπορεί όμως να είναι περίπλοκη και χρονοβόρα εάν δεν τηρείται μια αποτελεσματική διαδικασία κρατήσεων. Το λογισμικό προγραμματισμού απλοποιεί και επιταχύνει τη διαδικασία κράτησης ενώ ταυτόχρονα εξαλείφει τον κίνδυνο διπλής κράτησης. Οι χρήστες μπορούν μέσω του ψηφιακού τους calendar να αναζητήσουν αίθουσες με φίλτρα όπως διαθεσιμότητα, μέγεθος ή εξοπλισμός. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εξαγωγής στατιστικών για τη χρήση των meeting rooms.
Τα συστήματα room booking, όπως λέγονται, βελτιστοποιούν την χρήση των meeting rooms, αφού πλέον κάθε meeting γίνεται στον κατάλληλο χώρο, ενώ αποφεύγεται η σπατάλη χρήσιμων resources.
δ) Ήχος & επικοινωνία
Η επιλογή ενός ηχητικού/μικροφωνικού συστήματος εξαρτάται από τις ανάγκες αλληλεπίδρασης, τις χωροταξικές συνθήκες, το budget κλπ. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να αρκούν 2 απλά ηχεία που θα ενισχύσουν τoν ήχο ενός monitor, ενώ σε άλλες θα χρειαστεί περίπλοκη μικροφωνική και ηχητική εγκατάσταση για την αλληλεπίδραση των συμμετεχόντων σε ένα συμβούλιο, ή για την συνομιλία με απομακρυσμένα άτομα κατά τη διάρκεια ενός video conference. Θα πρέπει να ερευνηθούν η επιθυμητή ποιότητα ήχου, η σαφήνεια και καθαρότητα καθώς και η διαδραστικότητα με τους συνομιλητές. Μια αξιόλογη ηχητική και μικροφωνική εγκατάσταση βελτιώνει την επικοινωνία και την ροή της εργασίας κατά τις συναντήσεις, αυξάνοντας την παραγωγική δυναμική της ομάδας.
Βήμα 3ο
Γιατί να χρησιμοποιήσετε έναν Audio Visual Integrator;
Όταν επιλέγετε μια εταιρεία οπτικοακουστικής ενοποίησης, μπορείτε να διερευνήσετε παραδείγματα προηγούμενων έργων και τις επιλογές υποστήριξής τους. Η εύρεση ενός οπτικοακουστικού integrator που έχει την εμπειρία και τις γνώσεις για την ανάπτυξη αποτελεσματικών συστημάτων είναι ένα βασικό βήμα για την επίτευξη ενός επιτυχημένου αποτελέσματος. Ο AVintegrator εξασφαλίζει ότι το σύστημα θα διαθέτει τεχνολογίες που συνεργάζονται και θα προσφέρει μια custom λειτουργική και αποτελεσματική λύση.
Η AVIDEX είναι μια εταιρεία πιστοποιημένη κατά ISO9001 που δραστηριοποιείται στους τομείς των επιχειρήσεων, κατοικιών & των yachts. Έχουμε πάνω από είκοσι χρόνια εμπειρίας υποστηρίζοντας μια μεγάλη γκάμα πελατών στην Ελλάδα και το εξωτερικό και είμαστε περήφανοι για την έγκαιρη υλοποίηση σημαντικών έργων, εντός προϋπολογισμού.
Δείτε περισσότερα εδώ: https://www.avidex.gr/index.php?category=projects
Βασιζόμαστε σε ένα συνδυασμό αξιόπιστων προμηθευτών, σε μια ποικιλία αξιόλογων προιόντων, αλλά κυρίως σε μια ομάδα με υψηλή τεχνογνωσία, και αυτά μας καθιστούν ικανούς να προσφέρουμε στους πελάτες μας τις πιο προηγμένες και αξιόπιστες λύσεις.
Εάν αποφασίσετε να συνεργαστείτε με την AVIDEX, θα τύχετε της φροντίδας μιας αφοσιωμένης ομάδας καθ ‘όλη τη διάρκεια του έργου σας και μετά. Εκτιμούμε το χρόνο σας, και για αυτό σας παρουσιάζουμε σαφείς επιλογές και εξασφαλίζουμε ότι είναι προσαρμοσμένες στις συγκεκριμένες λειτουργικές, αισθητικές και οικονομικές απαιτήσεις σας. Η AVIDEX θα σας φροντίσει σε κάθε βήμα σας!”
